Przykład
Karta rekomendacji
1Nasza rekomendacja
Na razie nie kupujcie narzędzia do pisania ofert. Najpierw uporządkujcie zasady zatwierdzania i warunki usług.
KupujemyJeszcze nieNajpierw prościejRekomendacja: najpierw prościej.
W trzech analizowanych ofertach etap wyceny i przygotowania dokumentu trwał łącznie 15 z 80 godzin (około 19%). Tylko ten etap mogłoby skrócić narzędzie do pisania ofert. Przez ponad połowę czasu, 43 godziny (około 54%), gotowe oferty czekały na zatwierdzenie. Przez kolejne 22 godziny (około 28%) czekano na informacje. W dwóch przypadkach odpowiedzi były już w zatwierdzonym opisie usługi.
Podajemy czas, przez który oferta pozostawała na danym etapie. To nie jest czas pracy ludzi. Na podstawie trzech ofert możemy wskazać przyczyny opóźnień, ale nie wiemy, jak często występują w całej firmie.
Proponujemy taką kolejność działań:
- Ustalcie zasady zatwierdzania. Zapiszcie, które oferty wymagają zgody dyrektora technicznego, które zatwierdza kierownik sprzedaży i kto zastępuje dyrektora.
- Zbierzcie aktualne warunki najczęściej oferowanej usługi w jednym miejscu. W tym rejestrze oddzielcie zasady obowiązujące na stałe od jednorazowych wyjątków.
- Sprawdźcie, czy potrzebny jest asystent AI do wyszukiwania warunków. Warto go przetestować tylko wtedy, gdy sam rejestr warunków nie wystarczy.
Pierwsze dwa kroki możecie wykonać sami.
2Co wynika z analizy trzech ofert
Przejrzeliśmy dokumentację trzech zakończonych spraw: zapytania klientów, e-maile i wszystkie wersje ofert. Sprawdziliśmy też zatwierdzony opis standardowej usługi oraz wcześniejszą zgodę na odstępstwo od warunków cenowych. Rozmawialiśmy z kierownikiem sprzedaży i osobą odpowiedzialną za wyceny.
| Etap | Oferta A | Oferta B | Oferta C | Razem |
|---|---|---|---|---|
| Oczekiwanie na informacje | 8 h | 10 h | 4 h | 22 h |
| Wycena i przygotowanie dokumentu | 4 h | 6 h | 5 h | 15 h |
| Oczekiwanie na zatwierdzenie | 12 h | 16 h | 15 h | 43 h |
| Łączny czas do przygotowania oferty | 24 h | 32 h | 24 h | 80 h |
Czas liczyliśmy w godzinach roboczych, na podstawie e-maili i historii dokumentów. Każdy odcinek przypisaliśmy do jednego etapu, bez podwójnego liczenia.
Zatwierdzanie (43 h). Wszystkie trzy oferty trafiły do dyrektora technicznego, także dwie standardowe (A i B). Nasi rozmówcy różnie rozumieli, kiedy potrzebna jest zgoda dyrektora. Dyrektor nie ma wyznaczonego zastępcy. Tylko oferta C wymagała nowej decyzji: klient chciał pracy w weekend i rabatu takiego jak ten, który wcześniej dostał inny klient. Wcześniejszy rabat był jednorazowym wyjątkiem.
Brakujące informacje (22 h). W ofercie A osoba wyceniająca pytała o zakres usługi standardowej. W ofercie B ponownie potwierdzano warunki przygotowania terenu. Obie odpowiedzi były w zatwierdzonym opisie usługi, ale nie w materiałach używanych do wyceny. Z rozmów dowiedzieliśmy się też, że nie ma jednego miejsca, w którym można sprawdzić aktualne warunki i odróżnić je od jednorazowych wyjątków.
Wycena i przygotowanie dokumentu (15 h). Ten etap trwał od 4 do 6 godzin na ofertę. Tu mogłoby pomóc narzędzie do pisania ofert.
3Co zrobić po kolei
| Krok | Co się zmienia | Który etap usprawnia | Ograniczenie |
|---|---|---|---|
| 1. Zasady zatwierdzania i zastępstwo | Standardowe oferty nie czekają już na dyrektora. Gdy potrzebna jest jego decyzja, od razu dostaje komplet informacji. | Zatwierdzanie (43 h) | Wymaga decyzji właściciela i dyrektora technicznego. |
| 2. Rejestr warunków i prosty formularz zapytania | Osoba wyceniająca sprawdza, jakie warunki obowiązują, bez pytania innych. | Brakujące informacje (22 h) | Warunki do zapytania nadal dobiera człowiek. Przy niewielkiej liczbie wariantów to wystarczy. |
| 3. Asystent AI korzystający z rejestru | Znajduje warunki pasujące do zapytania i wskazuje decyzje, których jeszcze brakuje. | Informacje i część przygotowania oferty | Wymaga aktualnego, wiarygodnego rejestru. Trzeba sprawdzić, czy poprawnie dobiera warunki. |
| Narzędzie do pisania ofert | Przyspiesza przygotowanie dokumentu. | Przygotowanie (15 h) | Nie decyduje, które warunki można zastosować. Nie skraca oczekiwania na informacje ani na zgodę. |
Jeśli po krokach 1 i 2 oferty będą czekać wyraźnie krócej, doradzamy, żeby na tym poprzestać i nie wdrażać AI.
4Jak to wygląda w codziennej pracy
Handlowiec dostaje zapytanie podobne do tego z oferty C: usługa standardowa, ale w sobotę i z prośbą o rabat. Zamiast wysyłać samą ofertę, przesyła dyrektorowi technicznemu krótką notatkę:
- Ofertę możemy oprzeć na:
- standardowym zakresie z zatwierdzonego opisu usługi (praca w dni powszednie).
- Co jest inne w tym zapytaniu:
- praca w sobotę. Klient prosi o rabat taki jak przy wcześniejszym zleceniu, ale tamta zgoda była jednorazowa.
- Potrzebujemy decyzji w sprawie:
- dostępności zespołu w sobotę i warunków cenowych w tym przypadku.
- Kto decyduje:
- dyrektor techniczny (zastępca: [imię i nazwisko]).
- Oferta musi być gotowa do:
- [data].
Dyrektor od razu widzi, co ma rozstrzygnąć. Po uzgodnieniu nowych zasad standardowa oferta bez odstępstw nie wymagałaby już jego zatwierdzenia.
Możecie używać tej notatki już dziś, w obecnym procesie. Nie zmienia niczyich uprawnień i nie pomija wymaganej zgody.
Jeśli później zdecydujecie się na asystenta AI (krok 3), jego zadaniem będzie przygotowanie pierwszej wersji notatki: wskazanie odpowiednich warunków z rejestru, podanie źródeł i zaznaczenie odstępstw. Handlowiec sprawdzi notatkę, a ofertę nadal zatwierdzi upoważniona osoba.
5Ograniczenia i następny krok
Czego nie wiemy. Trzy oferty nie wystarczą, żeby ocenić skalę problemu w całej firmie. Nie rozmawialiśmy z dyrektorem technicznym. Nie wiemy więc, czy opóźnienia wynikają głównie z braku jego czasu, czy z niejasnych zasad. Nie mierzyliśmy czasu pracy, kosztu prowadzenia rejestru ani jakości całego archiwum. Dlatego nie podajemy oszczędności, kosztu wdrożenia ani zwrotu z inwestycji. Notatka z części 4 pokazuje sposób pracy. Nie jest wynikiem działającego narzędzia.
Co może zmienić naszą rekomendację:
- Jeśli dyrektor potwierdzi, że oferty czekają głównie z braku czasu, ważniejsze będzie zastępstwo niż zmiana zasad zatwierdzania.
- Jeśli warunki w opisie usługi są nieaktualne, najpierw trzeba je uporządkować.
- Jeśli rejestr i formularz wystarczą, nie ma uzasadnienia dla AI.
Co proponujemy teraz. Właściciel powinien poprosić dyrektora technicznego i kierownika sprzedaży o uzgodnienie zasad zatwierdzania i zastępstwa oraz o uporządkowanie warunków najczęściej oferowanej usługi. Kierownik sprzedaży może równolegle zacząć używać notatki z części 4.
Co sprawdzić przed większą inwestycją. Czy po krokach 1 i 2 oferty są gotowe do wysłania wyraźnie szybciej? Sprawdźcie kolejne 10 ofert i porównajcie czasy z tabelą w części 2. Jeśli poprawa nie wystarczy i nadal rozważacie AI, warto sprawdzić, czy asystent potrafi dobrać z rejestru właściwe warunki i rozpoznać sytuacje wymagające osobnej decyzji. To bardziej konkretny temat dalszej pracy niż ogólne „AI do pisania ofert”.
Z tej karty może korzystać wasz zespół albo partner, którego wybierzecie. Możecie wdrożyć rekomendację bez dalszej współpracy z Jutro.