Beispiel
Signal Card
1Unsere Antwort
Wir raten davon ab, jetzt ein Angebotstool einzuführen.
UmsetzenNoch nichtVereinfachenEmpfehlung: vereinfachen.
In den drei Vorgängen entfielen nur 15 von 80 Stunden (etwa 19 %) auf Preis und Dokument. Nur diesen Teil würde ein Angebotstool verkürzen. Mehr als die Hälfte der Zeit, 43 Stunden (etwa 54 %), lagen fertige Angebote herum und warteten auf die Freigabe. Weitere 22 Stunden (etwa 28 %) vergingen, weil Informationen fehlten, die in zwei Vorgängen längst im freigegebenen Leistungsblatt standen.
Die Stunden zeigen, wie lange ein Vorgang in einer Phase lag, nicht wie lange jemand daran gearbeitet hat. Drei Vorgänge zeigen, wie Verzögerungen entstehen, aber nicht, wie häufig sie im gesamten Vertrieb vorkommen.
Wir empfehlen drei Schritte in dieser Reihenfolge:
- Klare Freigaberegeln. Legen Sie fest, welche Angebote die technische Leitung freigeben muss, welche die Vertriebsleitung freigibt und wer die technische Leitung vertritt.
- Ein Verzeichnis der gültigen Konditionen für die häufigste Leistung. Ausnahmen kommen nicht hinein, damit klar ist, was dauerhaft gilt.
- Ein KI-Assistent, der zu einer Anfrage die passenden Konditionen findet. Testen Sie ihn nur, wenn das Verzeichnis allein nicht reicht.
Die ersten beiden Schritte schaffen Sie ohne Hilfe von außen.
2Was Ihre Vorgänge zeigen
Wir haben drei abgeschlossene Vorgänge durchgesehen: die Anfragen, die E-Mails und alle Versionen der Angebote. Dazu kamen das freigegebene Leistungsblatt für die Standardleistung und die frühere Freigabe einer Preisausnahme. Gesprochen haben wir mit der Vertriebsleitung und mit der Person, die die Preise kalkuliert.
| Phase | Angebot A | Angebot B | Angebot C | Summe |
|---|---|---|---|---|
| Warten auf fehlende Informationen | 8 h | 10 h | 4 h | 22 h |
| Preis und Dokument vorbereiten | 4 h | 6 h | 5 h | 15 h |
| Warten auf Freigabe | 12 h | 16 h | 15 h | 43 h |
| Summe bis zum Versand | 24 h | 32 h | 24 h | 80 h |
Die Zeiten haben wir aus den E-Mails und der Dokumentenhistorie rekonstruiert. Jede Zeitspanne zählt zu genau einer Phase.
Freigabe (43 h). Alle drei Angebote landeten bei der technischen Leitung, auch die beiden Standardangebote A und B. Wann ihre Freigabe nötig ist, beschrieb jeder unserer Gesprächspartner anders. Eine Vertretung gibt es nicht. Eine wirklich neue Entscheidung brauchte nur Angebot C: Der Kunde wollte Wochenendarbeit und denselben Rabatt, den früher ein anderer Kunde bekommen hatte. Diese Freigabe galt damals aber nur für einen einzelnen Auftrag.
Fehlende Informationen (22 h). Bei Angebot A fragte die kalkulierende Person nach, was zur Standardleistung gehört. Bei Angebot B wurden die Bedingungen für die Baustellenvorbereitung noch einmal bestätigt. Beide Antworten standen im freigegebenen Leistungsblatt, nur nicht in den Unterlagen, mit denen kalkuliert wird. Die Gespräche zeigten außerdem: Es gibt keinen Ort, an dem man sieht, welche Konditionen gelten und was Ausnahmen waren.
Preis und Dokument (15 h). 4 bis 6 Stunden pro Angebot. Nur hier würde ein Angebotstool helfen.
3Empfohlene Reihenfolge
| Schritt | Was sich ändert | Betroffene Phase | Einschränkung |
|---|---|---|---|
| 1. Freigaberegeln und Vertretung | Standardangebote müssen nicht mehr auf die technische Leitung warten. Muss sie doch entscheiden, hat sie sofort alle Fakten. | Freigabe (43 h) | Geschäftsführung und technische Leitung müssen das gemeinsam festlegen. |
| 2. Konditionsverzeichnis und einfaches Anfrageformular | Wer kalkuliert, sieht selbst, welche Konditionen gelten, und muss nicht nachfragen. | Fehlende Informationen (22 h) | Die Konditionen ordnet weiterhin ein Mensch zu. Bei wenigen Varianten reicht das. |
| 3. KI-Assistent auf Basis des Verzeichnisses | Findet zur Anfrage die passenden Konditionen und zeigt, welche Entscheidungen noch fehlen. | Fehlende Informationen, Teil der Vorbereitung | Lohnt sich nur mit einem verlässlichen Verzeichnis. Wie genau er zuordnet, muss getestet werden. |
| Ein Angebotstool | Erstellt das Dokument schneller. | Preis und Dokument (15 h) | Entscheidet nicht, welche Konditionen gelten dürfen, und verkürzt keine Wartezeit. |
Sinkt die Wartezeit nach Schritt 1 und 2 deutlich, raten wir von KI ab.
4So sieht das im Alltag aus
Im Vertrieb kommt eine Anfrage wie Angebot C an: Standardleistung, aber an einem Samstag und mit Rabattwunsch. Statt nur das Angebot weiterzuleiten, schickt der Vertrieb der technischen Leitung eine kurze Notiz:
- Grundlage für das Angebot:
- der Standardumfang laut freigegebenem Leistungsblatt (Arbeit an Werktagen).
- Was diesmal anders ist:
- Arbeit am Samstag. Der Kunde möchte einen Rabatt wie bei einem früheren Auftrag, diese Freigabe war aber eine Ausnahme.
- Zu entscheiden:
- ob das Team am Samstag verfügbar ist und zu welchen Preisbedingungen.
- Wer entscheidet:
- die technische Leitung (Vertretung: [Name]).
- Fertig sein muss das Angebot bis:
- [Datum].
Die technische Leitung sieht auf einen Blick, worüber sie entscheiden soll. Nach den neuen Freigaberegeln käme ein Standardangebot ohne Abweichung gar nicht erst bei ihr an.
Diese Notiz können Sie ab heute nutzen, im bestehenden Ablauf. Sie ändert keine Zuständigkeiten und umgeht keine nötige Freigabe.
Kommt später ein KI-Assistent dazu (Schritt 3), schreibt er den ersten Entwurf dieser Notiz. Er nennt die passenden Konditionen aus dem Verzeichnis mit Quelle und markiert die Abweichungen. Der Vertrieb prüft die Notiz, freigegeben wird das Angebot weiterhin von einer befugten Person.
5Was offen bleibt und was als Nächstes folgt
Was wir nicht wissen. Drei Vorgänge sagen nichts darüber, wie oft das Problem im gesamten Vertrieb auftritt. Mit der technischen Leitung haben wir nicht gesprochen. Ob Angebote warten, weil ihr die Zeit fehlt oder weil Regeln fehlen, wissen wir daher nicht. Arbeitszeit, Pflegeaufwand für ein Verzeichnis und die Qualität des gesamten Archivs haben wir nicht gemessen. Deshalb nennen wir keine Einsparungen, keine Umsetzungskosten und keine Rendite. Die Notiz in Teil 4 zeigt eine Arbeitsweise, kein Ergebnis eines fertigen Tools.
Die Empfehlung ändert sich, wenn:
- die technische Leitung bestätigt, dass Angebote vor allem aus Zeitmangel warten. Dann hat eine Vertretung Vorrang vor neuen Schwellenwerten für die Freigabe.
- die Konditionen im Leistungsblatt nicht mehr aktuell sind. Dann müssen sie zuerst bereinigt werden.
- Verzeichnis und Formular ausreichen. Dann spricht nichts für KI.
Was jetzt zu tun ist. Wir empfehlen, dass die Geschäftsführung technische Leitung und Vertriebsleitung bittet, Freigaberegeln und Vertretung festzulegen und die Konditionen für die häufigste Leistung zu bereinigen. Die Vertriebsleitung kann die Notiz aus Teil 4 schon parallel einsetzen.
Was Sie prüfen sollten, bevor Sie mehr Geld ausgeben. Geht nach Schritt 1 und 2 ein Angebot spürbar schneller raus? Das zeigt der Vergleich der nächsten 10 Angebote mit der Tabelle in Teil 2. Wenn nicht und Sie KI erwägen, lautet die nächste Frage: Kann das Verzeichnis einer Anfrage die richtigen Konditionen zuordnen und Vorgänge erkennen, die eine neue Entscheidung brauchen? Damit lässt sich viel gezielter weiterarbeiten als mit dem pauschalen Thema „KI für Angebote“.
Mit dieser Signal Card kann Ihr Team oder ein Partner Ihrer Wahl weiterarbeiten. Wenn Sie möchten, begleiten wir Sie gern auch dabei.